Spis z natury jest to czynność mająca na celu zbadanie faktycznej ilości towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych i braków/odpadów posiadanych przez przedsiębiorstwo, a następnie uzgodnienie tego stanu z ilością wynikającą z odpowiednich dokumentów księgowych i ewidencji.

Spis z natury powinien zostać przeprowadzony:

  • na dzień 1 stycznia,
  • na koniec każdego roku podatkowego,
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
  • w razie zmiany wspólnika,
  • w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,
  • w razie likwidacji działalności.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury w terminach 31 grudnia i 1 stycznia nie oznacza oczywiście, że czynność techniczna przeprowadzenia spisu powinna zostać dokonana dwukrotnie. Spis dokonany na ostatni dzień roku podatkowego jest bowiem jednocześnie spisem na pierwszy dzień roku następnego i ma tę samą wartość. W innym przypadku nie byłoby możliwe prawidłowe ustalenie wyniku finansowego przedsiębiorstwa.

W sytuacji, gdy odnotowano duże zejście towarów z magazynu sporządzić remanent w celu wyliczenia faktycznego dochodu. Warunkiem jest, że przedsiębiorca musi powiadomić US o tym w terminie najpóźniej 7 dni przed sporządzeniem remanentu.

Spisem z natury powinny zostać objęte:

  • towary handlowe,
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze
  • półwyroby,
  • produkcja w toku,
  • wyroby gotowe,
  • braki i odpady,
  • towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika,
  • towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika (nie trzeba ich jednak wyceniać - wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie i wskazanie czyją stanowią własność).

W razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności, spisem z natury należy objąć również wyposażenie oraz składniki majątku trwałego.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

  • imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
  • datę sporządzenia spisu,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi,
  • jednostkę miary,
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączną wartość spisu z natury,
  • klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
  • podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).